1. Wer wir sind
Boordapp wird angeboten von der Valinta Shipping vof, handelnd unter dem Handelsnamen Boordapp, Albert Schweitzerlaan 1, 4281 LT Andel, KvK 90025644, USt-IdNr. NL865186479B01. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie an support@boordapp.nl schreiben.
2. Warum diese Erklärung existiert
Die DSGVO verpflichtet uns, betroffene Personen klar über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu informieren. Deshalb steht hier, wer verantwortlich ist, welche Daten wir verarbeiten, warum wir das tun, welche Anbieter eingesetzt werden, wie lange wir Daten speichern und welche Rechte betroffene Personen haben.
3. Unsere Rolle
Für Kontoverwaltung, Zahlung, Sicherheit, Support, Protokollierung, Produktverbesserung und unsere eigene Verwaltung ist die Valinta Shipping vof Verantwortlicher. Daten, die ein Kunde selbst in Boordapp eingibt, etwa Schiffs-, Wartungs-, Besatzungs- und Dokumentdaten, verarbeitet Boordapp im Auftrag des Kunden. Dann ist der Kunde Verantwortlicher, und es gilt zusätzlich der Auftragsverarbeitungsvertrag.
4. Welche Daten wir verarbeiten
- Kontodaten, etwa Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Status, Organisation und Sitzungsdaten.
- Registrierungs- und Rechnungsdaten, etwa Firmenname, E-Mail-Adresse des Eigentümers, Rechnungsadresse, Rechnungs-E-Mail, KvK-Nummer, USt-IdNr., gewähltes Paket, Zahlungsstatus, Stripe-Kunden-ID, Subscription-ID und akzeptierte Versionen.
- Schiffsdaten, Wartungsdaten, Zählerstände, Arbeitsaufträge, Zertifikate, Dokumente, Vorrat, Kosten, Hafenaufenthalte und Berichte.
- Besatzungsdaten, etwa Kontaktdaten, Rollen, Qualifikationen, Notfallkontakte, Dienstpläne und Stunden.
- Support- und Feedbackdaten, einschließlich etwaiger Anhänge und technischen Kontexts.
- Nutzungs- und Fehlerdaten, etwa Routen, Aktionen, Organisation, Rolle, Browserinformationen, Fehlermeldung, IP- und Sitzungskontext.
- Nach Einwilligung: Besuchsdaten öffentlicher Seiten, etwa ein bereinigter Pfad ohne Suchparameter (nur Kampagnenkennzeichnungen aus dem Link bleiben erhalten), Seitentitel, die Website, von der Sie kamen, gewählte Schaltflächen und Registrierungsschritte, Ladegeschwindigkeit, Bildschirmgröße, Browser, Gerät und ungefährer Standort.
- Historische technische Daten zu früher gekoppelten Garmin-Geräten, etwa Plattform, Gerätename, Kopplungsdatum, Ablaufdatum, letzte Nutzung und Widerrufsstatus.
- AIS-Standortdaten, wenn die AIS-Funktion aktiviert ist.
Wir speichern selbst keine Passwörter. Anmeldung und Sitzungen laufen über WorkOS.
Boordapp ist nicht für besondere Kategorien personenbezogener Daten bestimmt, etwa Gesundheitsdaten, die niederländische Bürgerservicenummer (BSN), biometrische Daten oder strafrechtliche Daten. Gibt ein Kunde solche Daten dennoch in Dokumente, Notizen oder Uploads ein, bleibt der Kunde für eine gültige Rechtsgrundlage und die Erforderlichkeit dieser Verarbeitung verantwortlich.
5. Warum wir Daten verarbeiten
- Um Konten anzulegen, Nutzern die Anmeldung zu ermöglichen und Boordapp bereitzustellen.
- Um Wartung, Zertifikate, Vorrat, Kosten, Besatzung und Berichte zu verwalten.
- Um Selfservice-Registrierung, Zahlungen, Abonnements, MwSt. und Verwaltung abzuwickeln.
- Um Sicherheit, Missbrauchsprävention, Protokollierung, Fehlersuche und Support durchzuführen.
- Um die App auf Grundlage eigener, kontobezogener Nutzungsstatistiken zu verbessern.
- Nach Einwilligung: um die öffentliche Website zu verbessern.
Vollständige Bank-, iDEAL-, SEPA- oder Kartendaten werden von Stripe verarbeitet. Boordapp speichert selbst nur die Daten, die für Verwaltung, Rechnungsstellung, Support und die Verknüpfung mit dem Stripe-Kunden und dem Abonnement erforderlich sind.
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Konto anlegen, anmelden und Boordapp bereitstellen. | Vertragserfüllung. |
| Wartung, Zertifikate, Dokumente, Vorrat, Kosten und Besatzung verwalten. | Vertragserfüllung oder Verarbeitung im Auftrag des Kunden. |
| Selfservice-Registrierung, Zahlung, Abonnements, MwSt. und Rechnungsstellung. | Vertragserfüllung und gesetzliche Buchführungspflicht. |
| Sicherheit, Fehlersuche, Audit-Protokollierung, Überwachung und Missbrauchsprävention. | Berechtigtes Interesse. |
| Support, Feedback und Produktverbesserung mit kontobezogenen Nutzungsstatistiken. | Berechtigtes Interesse. |
| Push-Benachrichtigungen, wenn ein Nutzer sie aktiviert. | Vertragserfüllung und Einwilligung über Browser oder Gerät. |
| Google Analytics und Microsoft Clarity auf öffentlichen Seiten. | Einwilligung. Ein Widerruf ist jederzeit über die Cookie-Einstellungen möglich. |
6. Speicherort
Der Boordapp-Dienst und die Standard-Dokumentenablage laufen auf dem Boordapp-VPS bei TransIP in den Niederlanden. Hochgeladene Dokumente werden standardmäßig im Serverspeicher von Boordapp aufbewahrt. Backups werden nach einem Rotationsverfahren erstellt und gelöscht. Support-E-Mails laufen über Cloud86/Plesk. Zahlung, Anmeldung, Browser-Push und die Google-Messung, sofern Sie eingewilligt haben, können Daten bei den genannten Anbietern außerhalb des Boordapp-VPS verarbeiten.
7. Dienstleister
Wir setzen Dienstleister nur für Bestandteile ein, die für den Dienst erforderlich sind. Je nach Verarbeitung können sie Auftragsverarbeiter, Unterauftragsverarbeiter oder eigenständig Verantwortliche sein, zum Beispiel für eigene gesetzliche Pflichten im Zusammenhang mit Zahlung, Betrugsprävention oder Sicherheit.
| Anbieter | Zweck | Daten |
|---|---|---|
| TransIP, Niederlande | Boordapp-VPS, Datenbank, Serverspeicher, DNS und Serverinfrastruktur. | App-Daten, Dokumente, Backups, Serverprotokolle, IP-Adressen und technische Metadaten. |
| WorkOS | Anmeldung, Sitzungen, Organisationen, Rollen, Einladungen und Authentifizierungs-E-Mails. | Kontodaten, Organisationsdaten, Rollen und Sitzungen. |
| Stripe | Zahlung, Abonnements, Rechnungen, MwSt./Steuern, Zahlungsstatus und Zahlungsportal. | Rechnungsdaten, Zahlungsstatus, Paket, Kunden- und Subscription-ID. |
| Google Ireland, Google Analytics und Tag Manager | Besuchsstatistiken öffentlicher Seiten nach Einwilligung. | Bereinigter Seitenpfad nur mit Kampagnenkennzeichnungen, Herkunftswebsite, Seitentitel, Einwilligungsstatus, allgemeine Ereignisse wie gewählte Schaltflächen und Registrierungsschritte, Ladegeschwindigkeit, Bildschirmgröße, Browser, Gerät und IP-basierter ungefährer Standort. Keine eingegebenen Daten, E-Mail-Adressen oder Registrierungsnummern. |
| Microsoft Ireland, Clarity | Klick-Heatmaps und maskierte Sitzungsaufzeichnungen öffentlicher Seiten nach Einwilligung. | Bereinigter Seitenpfad, Klick-, Scroll- und Mausverhalten, Browser, Gerät und IP-basierter ungefährer Standort. Eingegebene Felder und Text werden maskiert. |
| Cloud86/Plesk | Eingehende Support-Postfächer, IMAP und Webmail. | Support-E-Mails, Kontaktdaten und Anhänge. |
| Mistral AI | Dokumentenerkennung von Zertifikaten, die Sie selbst hochladen, und von neuen Postfach-Anhängen, wenn die Organisation die automatische Erkennung aktiviert. | Der vollständige Inhalt des übermittelten Zertifikats oder des neuen Postfach-Anhangs, einschließlich darin enthaltener personenbezogener Daten. |
| OpenAI | Dokumentenerkennung von Rechnungen und als Ausweichweg für die Zertifikatserkennung. | Der vollständige Inhalt des übermittelten Dokuments, einschließlich darin enthaltener personenbezogener Daten, und bei Rechnungen die Namen bestehender Vorratskategorien. |
| TypeSafe | Vorschläge für Zuordnungen und Dokumentarten beim Import. Nach gesonderter Einwilligung: Auswahl der richtigen Zertifikatsfelder aus den von Mistral erkannten Kandidaten und intelligente Suche innerhalb eines Schiffs. | Beim Import: Spaltenüberschriften und Namen von Ersatzteilen, Aufgaben, Ordnern und Dateien. Bei Zertifikaten: erkannte Kandidatenwerte mit dem umgebenden Text. Bei der intelligenten Suche: die Suchanfrage und die Namen von Motoren, Aufgaben, Vorrat, Zertifikaten, Dokumenten, Listen und Bunkerzeilen dieses Schiffs, mit ihrer Art, Kategorie oder ihrem Bestandteil. Erkannte E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Namen von Besatzungsmitgliedern entfernen wir vorab. Diese Eingaben können personenbezogene Daten enthalten. |
| Push-Dienste und AIS-Dienstleister | Push-Benachrichtigungen und AIS-Funktionen, wenn diese genutzt werden. | Push-Endpunkte, technische Metadaten, AIS-Kennung und Positionsdaten. |
Die Dokumentenerkennung erfolgt für Dokumente, die ein Nutzer selbst übermittelt, und, wenn eine Organisation diese Einstellung aktiviert, für neue Anhänge, die über die Schiffs-E-Mail-Adresse im Postfach eingehen. Zertifikate und die automatische Erkennung neuer Postfach-Anhänge werden über die API von Mistral AI verarbeitet, Rechnungen über die API von OpenAI. OpenAI bleibt außerdem als Ausweichweg für die Zertifikatserkennung verfügbar. Das Ergebnis wird ausschließlich verwendet, um Felder vorauszufüllen, die der Nutzer vor dem Speichern prüft. Beide Anbieter verwenden über die API übermittelte Inhalte gemäß ihren Bedingungen nicht zum Training von Modellen.
Vor dem ersten KI-Scan oder der ersten intelligenten Suchanfrage erläutert Boordapp, welche Daten an welchen KI-Dienst gehen und zu welchem Zweck. Der Nutzer erteilt gesondert seine Einwilligung für Zertifikatserkennung, Rechnungserkennung, die Auswahl von Zertifikatsfeldern durch TypeSafe und die intelligente Suche mit TypeSafe. Die Organisation aktiviert die automatische Erkennung neuer Postfach-Anhänge gesondert über die Einstellungen. Diese Einwilligung gilt für den angemeldeten Nutzer und die Organisation und wird bei einem anderen KI-Dienst, einem anderen Zweck oder einer geänderten Erläuterung erneut eingeholt. Der Nutzer kann die Einwilligung über Einstellungen > KI-Scans widerrufen. Nach dem Widerruf übermitteln wir kein neues Dokument und keine neue Suchanfrage für diesen Zweck, bis erneut eine Einwilligung erteilt wurde. Ein gewöhnlicher Upload ins Postfach ohne KI-Auslesung fällt nicht hierunter.
Mistral AI, OpenAI und TypeSafe dürfen die übermittelten Daten nur für die vereinbarte Erkennung oder Suchfunktion verarbeiten und müssen dabei einen angemessenen, gleichwertigen Datenschutz anwenden. Boordapp bleibt für die Auswahl und Steuerung dieser Unterauftragsverarbeiter verantwortlich.
WorkOS, Stripe, Google, OpenAI, TypeSafe und Push-Dienste können personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. In diesem Fall verwenden wir geeignete Garantien, etwa Standardvertragsklauseln, das EU-US Data Privacy Framework, soweit anwendbar, oder einen gültigen Angemessenheitsbeschluss. TypeSafe hostet seinen Dienst in den Vereinigten Staaten und bietet für Übermittlungen aus dem EWR Standardvertragsklauseln an. Nach den aktuellen TypeSafe-Bedingungen verwendet TypeSafe die übermittelten Eingaben nicht, um KI-Modelle zu trainieren oder zu verfeinern.
8. Speicherfristen
- Konto- und Kundendaten speichern wir, solange das Konto oder Abonnement aktiv ist, und danach, soweit dies für Verwaltung, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.
- Vom Kunden eingegebene App-Daten speichern wir, solange der Kunde diese Daten in Boordapp belässt oder solange der Vertrag läuft.
- Rechnungs- und Zahlungsdaten bewahren wir gemäß der steuerlichen Aufbewahrungspflicht auf, in der Regel 7 Jahre.
- Selfservice-Registrierungen, akzeptierte Versionen und Stripe-Referenzen speichern wir, solange dies für Vertrag, Rechnungsstellung, Audit und Support erforderlich ist.
- Audit-Protokolle speichern wir 365 Tage. Eine tägliche Bereinigung löscht ältere Einträge automatisch.
- Kontobezogene Nutzungsstatistiken speichern wir höchstens 30 Tage. Routen und Aktionen werden vor der Speicherung auf feste Kategorien beschränkt; Freitext, Suchbegriffe und vollständige URL-Werte gehören nicht dazu.
- Ereignisdaten von Google Analytics speichern wir höchstens 14 Monate. Analyse-Cookies speichern wir höchstens 13 Monate, sofern der Browser sie nicht früher löscht.
- Microsoft Clarity speichert Sitzungsaufzeichnungen 30 Tage und Klick-Heatmaps höchstens 13 Monate. Die Clarity-Cookies gelten höchstens 12 Monate.
- Beispiele zu gruppierten Fehlermeldungen werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Andere Fehlerprotokolle, Webhook-Ereignisse und technische Protokolle speichern wir in begrenztem Umfang für Diagnose und Stabilität.
- Inhalte archivierten Feedbacks werden nach 365 Tagen automatisch gelöscht. Feedback-Anhänge werden nach 180 Tagen gelöscht.
- Historische technische Daten der beendeten Garmin-Kopplung speichern wir nur, solange dies für Sicherheit, Support, Audit oder eine gesetzliche Pflicht erforderlich ist.
- Backups werden nach einem Rotationsplan überschrieben oder gelöscht. In der aktuellen Einrichtung speichern wir Backups höchstens 30 Tage; gelöschte Daten können also noch bis zu 30 Tage in einem Backup vorhanden sein.
9. Sicherheit
Boordapp trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff und unerwünschter Änderung zu schützen. Wir beschränken den Zugriff auf das, was für Verwaltung, Support und Sicherheit erforderlich ist, und verbessern diese Maßnahmen, wenn sich der Dienst oder die Risiken ändern.
Für das Hosting bei TransIP gelten zusätzlich Maßnahmen wie Zugangskontrolle, Protokollierung, physische Sicherheit, Verschlüsselung, Überwachung, zweckgebundener Zugriff und Kontrolle der erteilten Berechtigungen.
10. Rechte
Sie können Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragung verlangen oder Widerspruch einlegen. Handelt es sich um Daten, die zum Konto eines Kunden gehören, kann Boordapp den Antrag gemeinsam mit diesem Kunden bearbeiten. Schreiben Sie an support@boordapp.nl. Sie können auch eine Beschwerde bei der Autoriteit Persoonsgegevens (niederländische Datenschutzbehörde) einreichen.
11. Cookies und Änderungen
Boordapp verwendet notwendige und funktionale Cookies und vergleichbare Technologien. Google Analytics, Tag Manager und Microsoft Clarity werden nur auf öffentlichen Seiten und erst nach Einwilligung geladen. Die angemeldete Web-App und die nativen Apps werden mit diesen Diensten nicht verfolgt. Wir können diese Erklärung anpassen. Bei wichtigen Änderungen informieren wir Kunden aktiv.
Boordapp trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die gegenüber Nutzern oder Kunden rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.
12. Rechtsgrundlage
Diese Erklärung soll die Informationspflichten aus der DSGVO erfüllen, insbesondere Artikel 12 bis 14. Die Rechtsgrundlagen ergeben sich aus Artikel 6 DSGVO. Die Sicherheitsmaßnahmen orientieren sich an Artikel 32 DSGVO. Übermittlungen außerhalb des EWR fallen unter Kapitel V DSGVO.