Auftragsverarbeitungsvertrag

Zuletzt aktualisiert: 24. September 2026. Version: 2026-09-24.

1. Parteien

Der Kunde ist Verantwortlicher für personenbezogene Daten, die er in Boordapp eingibt oder von Nutzern eingeben lässt. Die Valinta Shipping vof, handelnd unter dem Handelsnamen Boordapp, ist Auftragsverarbeiter für diese Kundendaten.

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ist notwendig, weil Kunden über Boordapp personenbezogene Daten von Nutzern, Besatzung, Kontaktpersonen und anderen Geschäftspartnern verarbeiten können. Die DSGVO verlangt dann schriftliche Vereinbarungen zwischen Kunde und Auftragsverarbeiter.

2. Gegenstand, Dauer und Weisungen

Boordapp verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden, um den SaaS-Dienst für Wartung und Bordverwaltung zu erbringen. Diese Vereinbarungen gelten, solange Boordapp im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet. Boordapp verarbeitet Kundendaten nur für den Dienst, auf Grundlage des Vertrags, dieses Auftragsverarbeitungsvertrags, angemessener schriftlicher Weisungen oder einer gesetzlichen Pflicht.

3. Verarbeitungen

Nutzer, Rollen, Einladungen und Zugriffsrechte.
Schiffs-, Wartungs-, Zertifikats-, Dokument- und Vorratsdaten.
Besatzung, Notfallkontakte, Qualifikationen, Dienstpläne und Stunden.
Kosten, Hafenaufenthalte, AIS-Positionen und Berichte.
Support, Feedback, Nutzungsdaten, Fehlerprotokolle und Audit-Protokolle.

Die Verarbeitung umfasst Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern, Abfragen, Ändern, Sichern, Exportieren, Löschen, Protokollieren, Unterstützen, Synchronisieren mit Anbietern und Anzeigen für befugte Nutzer.

4. Sicherheit

Boordapp trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Kundendaten zu schützen. Diese Maßnahmen zielen auf Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Zugriffsbeschränkung, Wiederherstellbarkeit und nachprüfbare Verarbeitung. Boordapp passt die Maßnahmen an, wenn der Dienst, die Technik oder die Risiken dies erfordern.

Der Zugang zu Boordapp läuft über WorkOS mit Rollen und Sitzungssicherheit.
Kundendaten werden je Organisation getrennt.
Wichtige Änderungen werden für Kontrolle und Support protokolliert.
Der Produktionszugang ist auf Verwaltung, Sicherheit, Vorfallbearbeitung und Support beschränkt.
Personen mit Zugang zu Produktions- oder Supportdaten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

5. Speicherung

Der Boordapp-Dienst und die Standard-Dokumentenablage laufen auf dem Boordapp-VPS bei TransIP in den Niederlanden. Hochgeladene Dokumente werden standardmäßig im Serverspeicher von Boordapp aufbewahrt. Objektspeicher wird erst dann als Unterauftragsverarbeiter aufgenommen, wenn dieser Speicher tatsächlich genutzt wird.

6. Unterauftragsverarbeiter und angebundene Dienstleister

Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung für Unterauftragsverarbeiter und angebundene Dienstleister, die für Boordapp erforderlich sind. Nicht jede Verarbeitung bei einem Anbieter ist automatisch eine Tätigkeit als Unterauftragsverarbeiter: Stripe, WorkOS oder Push-Dienste können für eigene gesetzliche, sicherheits- oder zahlungsbezogene Pflichten auch eigenständig verantwortlich sein. Für Verarbeitungen, die sie im Auftrag von Boordapp durchführen, bleiben wir verantwortlich, soweit die DSGVO dies bestimmt. Bei einer wesentlichen Änderung informieren wir den Kunden. Der Kunde kann begründeten Einspruch erheben, wenn ein neuer Unterauftragsverarbeiter ein nachweisbares Datenschutzrisiko mit sich bringt.

Unterauftragsverarbeiter	Region	Zweck	Daten
TransIP	Niederlande	VPS, Datenbank, Serverspeicher, DNS und Serverinfrastruktur.	App-Daten, Dokumente, Protokolle und technische Metadaten.
WorkOS	EU/USA oder andere Regionen gemäß den WorkOS-Bedingungen.	Anmeldung, Sitzungen, Organisationen, Rollen, Einladungen und Authentifizierungs-E-Mails.	Kontodaten, Organisationsdaten, Rollen und Sitzungen.
Stripe	EU/USA oder andere Regionen gemäß den Stripe-Bedingungen.	Zahlung, Abonnements, Rechnungen, MwSt./Steuern und Zahlungsstatus.	Rechnungsdaten, Zahlungsstatus, Paket, Kunden- und Subscription-ID.
Cloud86/Plesk	EU, genauer Hosting-Standort abhängig von der E-Mail-Einrichtung.	Eingehende Support-Postfächer, IMAP und Webmail.	Support-E-Mails, Kontaktdaten und Anhänge.
Mistral AI	EU (Frankreich), gemäß den Mistral-Bedingungen.	Dokumentenerkennung von Zertifikaten und Borddokumenten, die der Kunde selbst per Upload oder über die Schiffs-E-Mail-Adresse übermittelt.	Der Inhalt des übermittelten Dokuments, einschließlich darin enthaltener personenbezogener Daten.
OpenAI	USA oder andere Regionen gemäß den OpenAI-Bedingungen, mit geeigneten Garantien.	Dokumentenerkennung von Rechnungen und als Ausweichweg für die Zertifikatserkennung.	Der Inhalt des übermittelten Dokuments, einschließlich darin enthaltener personenbezogener Daten.
TypeSafe AI	USA, mit EU-Standardvertragsklauseln gemäß den TypeSafe-Bedingungen zur Auftragsverarbeitung.	Vorschläge für Spaltenzuordnungen, Ersatzteile und Dokumentarten beim Import sowie nach gesonderter Einwilligung Auswahl von Zertifikatsfeldern aus erkannten Kandidaten und intelligente Suche innerhalb eines Schiffs.	Spaltenüberschriften und Namen von Ersatzteilen, Aufgaben, Ordnern und Dateien; bei Zertifikaten erkannte Kandidatenwerte mit dem umgebenden Text; bei der intelligenten Suche die Suchanfrage und Namen von Motoren, Aufgaben, Vorrat, Zertifikaten, Dokumenten, Listen und Bunkerzeilen, mit ihrer Art, Kategorie oder ihrem Bestandteil. Diese Eingaben können personenbezogene Daten enthalten.
Push-Dienste und AIS-Dienstleister	Abhängig von Browser, Gerät oder AIS-Anbieter.	Push-Benachrichtigungen und AIS-Funktionen, wenn diese genutzt werden.	Push-Endpunkte, technische Metadaten, AIS-Kennung und Positionsdaten.

7. Datenpannen und Rechte betroffener Personen

Boordapp meldet dem Kunden eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, sobald Boordapp davon Kenntnis erlangt. Boordapp unterstützt den Kunden in angemessenem Umfang bei Anträgen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch oder Übertragung.

Der Kunde bleibt dafür verantwortlich zu beurteilen, ob eine Meldung an die Autoriteit Persoonsgegevens (niederländische Datenschutzbehörde) oder an betroffene Personen erforderlich ist, wenn es um Kundendaten geht. Boordapp liefert die verfügbaren technischen Informationen, die dafür vernünftigerweise erforderlich sind.

8. Rückgabe, Löschung und Audits

Nach Beendigung kann der Kunde innerhalb von 30 Tagen einen Export der Kundendaten verlangen. Danach löscht Boordapp Kundendaten, soweit dies vernünftigerweise möglich ist, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Sicherheitsprotokolle oder die Backup-Rotation erfordern vorübergehend etwas anderes. Boordapp stellt auf angemessene Anfrage Informationen bereit, mit denen der Kunde die Einhaltung beurteilen kann. Ein Audit muss angemessen, vertraulich, verhältnismäßig und vorab abgestimmt sein.

9. Übermittlung außerhalb des EWR

WorkOS, Stripe, OpenAI, TypeSafe AI und Push-Dienste können personenbezogene Daten außerhalb des EWR verarbeiten. Boordapp verwendet dafür geeignete Garantien, etwa Standardvertragsklauseln, das EU-US Data Privacy Framework, soweit anwendbar, oder einen gültigen Angemessenheitsbeschluss.

10. Rechtsgrundlage

Diese Vereinbarungen beruhen auf Artikel 28 DSGVO. Dieser Artikel verlangt unter anderem Vereinbarungen über Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Kategorien personenbezogener Daten, betroffene Personen, Weisungen des Kunden, Vertraulichkeit, Sicherheit, Unterauftragsverarbeiter, Unterstützung bei den Rechten betroffener Personen, Datenpannen, Löschung oder Rückgabe und Audit-Informationen.

11. Anlage Verarbeitungsangaben

Gegenstand und Zweck	Bereitstellung von Boordapp für Wartung, Zertifikate, Dokumente, Vorrat, Kosten, Besatzung, Meldungen, Berichte und AIS-Funktionen.
Verarbeitungsvorgänge	Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern, Abfragen, Ändern, Sichern, Exportieren, Löschen, Protokollieren, Unterstützen, Synchronisieren mit Anbietern und Anzeigen für befugte Nutzer.
Dauer	Solange der Kunde Boordapp nutzt, und danach in begrenztem Umfang für Export, Löschung, Backup-Rotation, Sicherheitsprotokolle und gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
Betroffene Personen	Nutzer des Kunden, Besatzungsmitglieder, Notfallkontaktpersonen, Geschäftspartner, Lieferanten und Kontaktpersonen.
Personenbezogene Daten	Kontaktdaten, Kontodaten, Rollen, Schiffsdaten, Wartungsdaten, Dokumentdaten, Zertifikate, Dienstpläne und Arbeitsstunden, Notfallkontaktdaten, Kosten, Rechnungsdaten, AIS-Positionen, Nutzungsdaten und technische Protokolle.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten	Nicht vorgesehen. Der Kunde darf diese nur mit einer gültigen Rechtsgrundlage und in eigener Verantwortung eingeben.
Empfänger	Befugte Nutzer des Kunden, befugte Administratoren von Boordapp für Support und Sicherheit sowie die in diesem Vertrag aufgeführten Unterauftragsverarbeiter.