1. Wie zijn wij
Boordapp wordt aangeboden door Valinta Shipping vof, handelend onder de handelsnaam Boordapp, Albert Schweitzerlaan 1, 4281 LT Andel, KvK 90025644, btw-nummer NL865186479B01. Voor privacyvragen kun je mailen naar support@boordapp.nl.
2. Waarom deze verklaring bestaat
De AVG verplicht ons om betrokkenen duidelijk te informeren over de verwerking van persoonsgegevens. Daarom staat hier wie verantwoordelijk is, welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, welke leveranciers worden gebruikt, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.
3. Onze rol
Voor accountbeheer, betaling, beveiliging, support, logging, productverbetering en onze eigen administratie is Valinta Shipping vof verwerkingsverantwoordelijke. Voor gegevens die een klant zelf in Boordapp zet, zoals scheeps-, onderhouds-, bemannings- en documentgegevens, verwerkt Boordapp die gegevens in opdracht van de klant. Dan is de klant verwerkingsverantwoordelijke en geldt ook de verwerkersovereenkomst.
4. Welke gegevens verwerken we
- Accountgegevens, zoals naam, e-mailadres, rol, status, organisatie en sessiegegevens.
- Aanmeld- en factuurgegevens, zoals bedrijfsnaam, eigenaarmail, factuuradres, factuurmail, KvK-nummer, btw-id, gekozen pakket, betaalstatus, Stripe-klant-id, subscription-id en akkoordversies.
- Scheepsgegevens, onderhoudsgegevens, tellerstanden, werkorders, certificaten, documenten, voorraad, kosten, havenbezoeken en rapportages.
- Bemanningsgegevens, zoals contactgegevens, rollen, kwalificaties, noodcontacten, roosters en uren.
- Support- en feedbackgegevens, inclusief eventuele bijlagen en technische context.
- Gebruiks- en foutgegevens, zoals routes, acties, organisatie, rol, browserinformatie, foutmelding, IP- en sessiecontext.
- Na toestemming: bezoekgegevens van openbare pagina's, zoals een opgeschoond pad zonder zoekparameters, paginatitel, generieke gebeurtenissen, browser, apparaat en globale locatie.
- Historische technische gegevens over eerder gekoppelde Garmin-apparaten, zoals platform, apparaatnaam, koppeldatum, vervaldatum, laatste gebruik en intrekkingsstatus.
- AIS-locatiegegevens wanneer de AIS-functie is ingeschakeld.
Wij slaan zelf geen wachtwoorden op. Login en sessies lopen via WorkOS.
Boordapp is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, BSN, biometrische gegevens of strafrechtelijke gegevens. Zet een klant zulke gegevens toch in documenten, notities of uploads, dan blijft de klant verantwoordelijk voor de geldige grondslag en noodzaak daarvan.
5. Waarom verwerken we gegevens
- Om accounts aan te maken, gebruikers te laten inloggen en Boordapp te leveren.
- Om onderhoud, certificaten, voorraad, kosten, bemanning en rapportages te beheren.
- Om selfservice-aanmelding, betalingen, abonnementen, btw en administratie af te handelen.
- Om beveiliging, misbruikpreventie, logging, foutopsporing en support uit te voeren.
- Om de app te verbeteren op basis van eigen, accountgebonden gebruiksstatistieken.
- Na toestemming: om de openbare website te verbeteren.
Volledige bank-, iDEAL-, SEPA- of kaartgegevens worden door Stripe verwerkt. Boordapp bewaart zelf alleen de gegevens die nodig zijn voor administratie, facturatie, support en koppeling met de Stripe-klant en het abonnement.
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Account aanmaken, inloggen en Boordapp leveren. | Uitvoering van de overeenkomst. |
| Onderhoud, certificaten, documenten, voorraad, kosten en bemanning beheren. | Uitvoering van de overeenkomst of verwerking in opdracht van de klant. |
| Selfservice-aanmelding, betaling, abonnementen, btw en facturatie. | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke administratieplicht. |
| Beveiliging, foutopsporing, auditlogging, monitoring en misbruikpreventie. | Gerechtvaardigd belang. |
| Support, feedback en productverbetering met accountgebonden gebruiksstatistieken. | Gerechtvaardigd belang. |
| Push-notificaties wanneer een gebruiker die aanzet. | Uitvoering van de overeenkomst en toestemming via browser of apparaat. |
| Google Analytics en Microsoft Clarity op openbare pagina's. | Toestemming. Intrekken kan altijd via de cookievoorkeuren. |
6. Opslaglocatie
De Boordapp-dienst en standaard documentopslag draaien op de Boordapp-VPS bij TransIP in Nederland. Geüploade documenten worden standaard op serveropslag van Boordapp bewaard. Back-ups worden volgens rotatie gemaakt en verwijderd. Supportmail loopt via Cloud86/Plesk. Betaling, login, browser-push en toegestane Google-meting kunnen gegevens bij de genoemde leveranciers buiten de Boordapp-VPS verwerken.
7. Dienstverleners
We gebruiken dienstverleners alleen voor onderdelen die nodig zijn voor de dienst. Afhankelijk van de verwerking kunnen zij verwerker, sub-verwerker of zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn, bijvoorbeeld voor eigen wettelijke verplichtingen rond betaling, fraudepreventie of beveiliging.
| Leverancier | Doel | Gegevens |
|---|---|---|
| TransIP, Nederland | Boordapp-VPS, database, serveropslag, DNS en serverinfrastructuur. | Appdata, documenten, back-ups, serverlogs, IP-adressen en technische metadata. |
| WorkOS | Login, sessies, organisaties, rollen, uitnodigingen en auth-mail. | Accountgegevens, organisatiegegevens, rollen en sessies. |
| Stripe | Betaling, abonnementen, facturen, btw/tax, betaalstatus en betaalportaal. | Factuurgegevens, betaalstatus, pakket, klant- en subscription-id. |
| Google Ireland, Google Analytics en Tag Manager | Bezoekstatistieken van openbare pagina's na toestemming. | Opgeschoond paginapad, paginatitel, toestemmingstatus, generieke gebeurtenissen, browser, apparaat en IP-gebaseerde globale locatie. |
| Microsoft Ireland, Clarity | Klikkaarten en gemaskeerde sessieopnames van openbare pagina's na toestemming. | Opgeschoond paginapad, klik-, scroll- en muisgedrag, browser, apparaat en IP-gebaseerde globale locatie. Ingevulde velden en tekst worden gemaskeerd. |
| Cloud86/Plesk | Inkomende supportmailboxen, IMAP en webmail. | Supportmail, contactgegevens en bijlagen. |
| Mistral AI | Documentherkenning van certificaten die je zelf uploadt en van nieuwe Post-bijlagen wanneer de organisatie automatische herkenning aanzet. | De volledige inhoud van het aangeboden certificaat of de nieuwe Post-bijlage, inclusief persoonsgegevens die daarin staan. |
| OpenAI | Documentherkenning van facturen, en als uitwijkroute voor certificaatherkenning. | De volledige inhoud van het aangeboden document, inclusief persoonsgegevens die daarin staan, en bij facturen de namen van bestaande voorraadcategorieën. |
| TypeSafe | Voorstellen voor koppelingen en documentsoorten bij import. Na apart akkoord: de juiste certificaatvelden kiezen uit door Mistral herkende kandidaten, en slim zoeken binnen een schip. | Bij import: kolomkoppen en namen van onderdelen, klussen, mappen en bestanden. Bij certificaten: herkende kandidaatwaarden met de omliggende tekst. Bij slim zoeken: de zoekvraag en de namen van motoren, klussen, voorraad, certificaten, documenten, lijstjes en bunkerregels van dat schip, met hun soort, categorie of onderdeel. Herkende e-mailadressen, telefoonnummers en namen van bemanning halen we er vooraf uit. Deze invoer kan persoonsgegevens bevatten. |
| Pushdiensten en AIS-dienstverlening | Push-notificaties en AIS-functies wanneer die worden gebruikt. | Push-endpoints, technische metadata, AIS-identificatie en positiegegevens. |
Documentherkenning gebeurt voor documenten die een gebruiker zelf aanbiedt en, wanneer een organisatie die instelling aanzet, voor nieuwe bijlagen die via het schip-mailadres in Post binnenkomen. Certificaten en de automatische herkenning van nieuwe Post-bijlagen worden via de API van Mistral AI verwerkt; facturen via de API van OpenAI. OpenAI blijft daarnaast beschikbaar als uitwijkroute voor certificaatherkenning. Het resultaat wordt uitsluitend gebruikt om velden voor te vullen die de gebruiker vóór het opslaan controleert. Beide leveranciers gebruiken via de API aangeboden inhoud volgens hun voorwaarden niet voor het trainen van modellen.
Vóór de eerste AI-scan of slimme zoekvraag legt Boordapp uit welke gegevens naar welke AI-dienst gaan en met welk doel. De gebruiker geeft afzonderlijk akkoord voor certificaatherkenning, factuurherkenning, de selectie van certificaatvelden door TypeSafe en slim zoeken met TypeSafe. De organisatie zet automatische herkenning van nieuwe Post-bijlagen apart aan via Instellingen. Dat akkoord geldt voor de ingelogde gebruiker en organisatie en wordt opnieuw gevraagd bij een andere AI-dienst, een ander doel of een gewijzigde uitleg. De gebruiker kan het akkoord intrekken via Instellingen > AI-scans. Na intrekking delen we geen nieuw document of nieuwe zoekvraag voor dat doel totdat opnieuw akkoord is gegeven. Een gewone Post-upload zonder AI-uitlezing valt hier niet onder.
Mistral AI, OpenAI en TypeSafe mogen de aangeboden gegevens alleen verwerken voor de afgesproken herkenning of zoekfunctie en moeten daarvoor passende, gelijkwaardige gegevensbescherming toepassen. Boordapp blijft verantwoordelijk voor de keuze en aansturing van deze sub-verwerkers.
WorkOS, Stripe, Google, OpenAI, TypeSafe en pushdiensten kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval gebruiken we passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen, het EU-US Data Privacy Framework waar van toepassing, of een geldig adequaatheidsbesluit. TypeSafe host zijn dienst in de Verenigde Staten en biedt voor doorgifte vanuit de EER standaardcontractbepalingen aan. Volgens de huidige TypeSafe-voorwaarden gebruikt TypeSafe de aangeboden invoer niet om AI-modellen te trainen of te verfijnen.
8. Bewaartermijnen
- Account- en klantgegevens bewaren we zolang het account of abonnement actief is en daarna voor zover nodig voor administratie, beveiliging of wettelijke verplichtingen.
- Door de klant ingevoerde appgegevens bewaren we zolang de klant die gegevens in Boordapp laat staan of zolang de overeenkomst loopt.
- Factuur- en betalingsgegevens bewaren we volgens de fiscale bewaarplicht, doorgaans 7 jaar.
- Selfservice-aanmeldingen, akkoordversies en Stripe-referenties bewaren we zolang nodig voor contract, facturatie, audit en support.
- Auditlogboeken bewaren we 365 dagen. Een dagelijkse opschoonronde verwijdert oudere regels automatisch.
- Accountgebonden gebruiksstatistieken bewaren we maximaal 30 dagen. Routes en acties worden vóór opslag beperkt tot vaste categorieën; vrije tekst, zoektermen en volledige URL-waarden horen daar niet in.
- Google Analytics-gebeurtenisgegevens bewaren we maximaal 14 maanden. Analyse-cookies bewaren we maximaal 13 maanden, tenzij de browser ze eerder verwijdert.
- Microsoft Clarity bewaart sessieopnames 30 dagen en klikkaarten maximaal 13 maanden. De Clarity-cookies gelden maximaal 12 maanden.
- Voorbeelden bij gegroepeerde foutmeldingen worden na 30 dagen automatisch verwijderd. Andere foutlogs, webhookevents en technische logs bewaren we beperkt voor diagnose en stabiliteit.
- Inhoud van gearchiveerde feedback wordt na 365 dagen automatisch verwijderd. Feedbackbijlagen worden na 180 dagen verwijderd.
- Historische technische gegevens van de beëindigde Garmin-koppeling bewaren we alleen zolang dat nodig is voor beveiliging, support, audit of een wettelijke verplichting.
- Back-ups worden volgens een roulatieschema overschreven of verwijderd. In de huidige inrichting bewaren we back-ups maximaal 30 dagen; verwijderde gegevens kunnen dus nog hooguit 30 dagen in een back-up staan.
9. Beveiliging
Boordapp neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste wijziging. We beperken toegang tot wat nodig is voor beheer, support en beveiliging en verbeteren deze maatregelen wanneer de dienst of risico's veranderen.
Voor de hosting bij TransIP gelden daarnaast maatregelen zoals toegangscontrole, logging, fysieke beveiliging, versleuteling, monitoring, doelgebonden toegang en controle op toegekende bevoegdheden.
10. Rechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar. Gaat het om gegevens die binnen het account van een klant vallen, dan kan Boordapp het verzoek samen met die klant behandelen. Mail naar support@boordapp.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Cookies en wijzigingen
Boordapp gebruikt noodzakelijke en functionele cookies en vergelijkbare opslag. Google Analytics, Tag Manager en Microsoft Clarity laden alleen op openbare pagina's en pas na toestemming. De ingelogde webapp en native apps worden niet met deze diensten gevolgd. We kunnen deze verklaring aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen informeren we klanten actief.
Boordapp neemt geen volledig geautomatiseerde besluiten die voor gebruikers of klanten rechtsgevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen.
12. Juridische basis
Deze verklaring is bedoeld om te voldoen aan de informatieplichten uit de AVG, vooral de artikelen 12 tot en met 14. De grondslagen komen uit AVG artikel 6. Beveiligingsmaatregelen sluiten aan op AVG artikel 32. Doorgifte buiten de EER valt onder AVG hoofdstuk V.